Бусдад хувийн мэдээллийг өгөх, дамжуулахад анхаарах асуудал

Мэдээ, мэдээлэл

Бусдад хувийн мэдээллийг өгөх, дамжуулахад анхаарах асуудал

Хувийн мэдээллийг бусдад өгөх шаардлага гардаг. Тухайлбал, гар утасны дугаар авахын тулд үүрэн холбооны компанид регистрийн дугаараа өгч, төлбөр төлөх, авахын тулд банкны дансны болон картын дугаараа өгөх нь бий.

Хувийн мэдээллийг бусдад өгөх шаардлага гардаг. Тухайлбал, гар утасны дугаар авахын тулд үүрэн холбооны компанид регистрийн дугаараа өгч, төлбөр төлөх, авахын тулд банкны дансны болон картын дугаараа өгөх нь бий.

Үүнээс гадна, задруулбал бусдын эрх, хууль ёсны ашиг сонирхолд хохирол учруулахуйц баримт бичиг, мэдээллийг цахим шуудангаар илгээдэг. 2015 оны байдлаар дэлхий даяар өдөр бүр 205 гаруй тэрбум мэйлийг илгээж, хүлээн авсан байх бөгөөд 2016 онд энэ тоо 215 тэрбум болж өөрчлөгдсөн байна. Харин хувь хүний хувьд авч үзвэл, 2015 онд дунджаар нэг өдөрт ажил хэргийн нийт 122 мэйлийг илгээж, хүлээн авсан байх бөгөөд үүнээс 14 нь спам и-мэйл байна[1]

Энэ нь бидний хувьд цахим орчинд өөрийн болон бусдын хувийн мэдээллийг өгөх, дамжуулахдаа спам и-мэйлд өртөхгүй байх, ажил хэргийн мэт харагдах залилан мэхлэх шинжтэй и-мэйлээс болгоомжлох шаардлагатайг харуулж байна.

Иймд дараах зөвлөмжийг хэрэгжүүлнэ үү. Үүнд:

  • Цахим шуудангаар баримт бичиг, мэдээлэл илгээх гэж байгаа хүлээн авагчийн и-мэйл хаягийг нягтлан шалгах. Ингэхдээ овог, нэр, хаяг нь нийлж байгаа эсэх, өмнө нь тухайн хаягаар мэдээлэл илгээж байсан эсэхийг тодруулах нь зүйтэй.
  • Цахим шуудангаар ирсэн баримт бичиг, мэдээлэлд агуулагдах сэжиг бүхий линк буюу холбоос дээр дарахгүй байх. Шаардлагатай тохиолдолд цахим шууданд хавсаргасан баримт бичиг /файл/, холбоос аюултай эсэхийг холбогдох хэрэгслээр шалгах.[2]
  • Ямар и-мэйл хүлээн авах эсэхээ шийдвэрлэхийн тулд шүүлтүүр үүсгэх. Тухайлбал, gmail хэрэглэгчдийн хувьд шүүлтүүр үүсгэхдээ “settings- Filters and Blocked Addresses- Create a new filter” гэх алхмын дагуу ямар хаяг, агуулга /гарчиг/, үг, хавсралт бүхий и-мэйлийг шигших буюу блоклох боломжтой.[3]
  • Шаардлагагүй үед цахим хаягаа олон нийтэд дэлгэх, үйлчилгээний нууцлалгүй вэб сайтад ашиглахгүй байх. Учир нь таны цахим хаягийг бүгд мэдэж байгаа үед таны цахим хаягаар хүсээгүй мэдээлэл, вирус ирэх эрсдэл нэмэгдэх юм.
  • Мөн и-мэйл илгээхдээ аль болох албаны үг, хэллэгийг зохистойгоор хэрэглэх нь зүйтэй. Учир нь таны и-мэйлийг хүлээн авагчийн зүгээс дахин өөр этгээдэд шилжүүлэх /forward/ боломжтой бөгөөд түүнийг хүлээн авсан этгээд таны зан байдал, соёлын талаарх мэдээлэлтэй үлдэх юм. 
  • Санамж хэрэглэх. Ийм санамжид таны хувийн мэдээллийг бусдад задруулах, дамжуулж болохгүй тухай мэдэгдсэн байвал зохино. Үүнийг цахим шуудангийн санамж /email disclaimer/ гэх бөгөөд та өөрийн и-мэйлдээ хавсаргах боломжтой.[4]
  • И-мэйл бичихдээ үг үсэг, найруулгын алдаа гаргахгүй байх. Учир нь найруулгын алдаатай и-мэйл нь хүлээн авагчид буруу ойлголт төрүүлэх, таны хувийн мэдээллийг зохисгүй ашиглах эрсдэлтэй юм.[5]
  • Таны хувийн мэдээлэл биш хэдий ч өөр хэн нэгний хувийн мэдээллийг бусдад дамжуулах шаардлага гарч болох юм. Энэ тохиолдолд тухайн мэдээллийг ашиглах, хувиргах бол мэдээллийн өмчлөгчөөс асуух шаардлагатай болохыг дурдах нь зүйтэй.
  • И-мэйл бичихдээ нуршуу биш, товч бичих нь зүйтэй. Учир нь судалгаагаар нэг и-мэйлийг дунджаар 15-20 секундийн хугацаанд уншдаг бөгөөд үүнээс урт хугацаа шаардсан и-мэйл нь түүнийг хүлээн авагч этгээдийн анхааралд бүрэн хүрдэггүй байна.[6]
  • Өөрт урьд ирсэн и-мэйлийг бусдад дамжуулах шаардлага гарч болох бөгөөд энэ тохиолдолд хувийн мэдээлэл бүхий хэсгийг арилгаж илгээх нь зүйтэй. Ингэхдээ и-мэйл хүлээн авагчийн жагсаалтаас шаардлагагүй хаягийг хасах нь тохиромжтой.[7] 
  • Та хувийн мэдээллийг цахим шуудангаар хүлээн авах, ашиглах этгээдийн талаар эргэлзэж байвал илгээх баримт бичиг, мэдээлэлдээ нууц үг өгч болох юм. Ингэснээр таны и-мэйлийг хүлээн авсан этгээд нууц үгийн талаар тантай эргэн холбогдох боломжтой.[8]
  • Танаас мэдээлэл хүссэн и-мэйлд хоёр болон түүнээс дээш и-мэйл хаягийг хамт бичсэн тохиолдолд та тухайн мэдээллийг зөвхөн үндсэн хаягт илгээх нь тохиромжтой. Учир нь тухайн и-мэйлд дагалдах хаяг бичсэн нь тан руу ямар агуулгатай и-мэйл явуулж байгаагаа мэдэгдэх шинжтэй байх бөгөөд таны хувьд бүгдэд нь мэдээлэл, баримт бичиг явуулах шаардлагагүй. Иймд тухайн и-мэйлд хариу бичихдээ бүгдэд нь хариу явуулах /reply to all/ эсэхээ бодоорой.[9]

Та дээрх зөвлөмжийг бусдад хувийн мэдээллийг өгөх, дамжуулахдаа анхаарч, цаашид байнгын хэвшил болгох нь зүйтэй юм.

[1] Email Statistics Report, 2015-2019. The Radicati Group, Inc. http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2015/02/Email-Statistics-Report-2015-2019-Executive-Summary.pdf

[2] Файл, холбоос шалгах зориулалттай онлайн хэрэгслүүд бий. Тухайлбал, https://www.virustotal.com/en/ -р файл, холбоос сэжигтэй эсэхийг шалгах боломжтой.

[3] Цахим шуудангийн шүүлтүүр үүсгэх аргыг gmail –н жишээн дээр эндээс үзнэ үү. https://support.google.com/mail/answer/6579?hl=en

[4] Цахим шуудангийн санамж /Email disclaimer/ http://galbaatar.blogspot.com/2011/06/email-disclaimers.html

[5] 10 ways to...use email effectively http://www.icaew.com/en/archive/library/subject-gateways/career-and-personal-development/communication-and-presentation-skills/small-business-update/10-ways-to-use-email-effectively

[6] Alarming Research Results: Average Email Open Time is 15-20 Seconds -- Recommendations for Emailers

http://www.marketingsherpa.com/article/average-email-open-time-is

[7] How to Forward an Individual Message from a Conversation in Gmail http://email.about.com/od/gmailtips/qt/How-To-Forward-An-Individual-Message-From-A-Conversation-In-Gmail.htm

[8] Password protect documents, workbooks, and presentations https://support.office.com/en-us/article/Password-protect-documents-workbooks-and-presentations-ef163677-3195-40ba-885a-d50fa2bb6b68

[9] Reply vs. Reply All vs. BCC: The Ultimate Flowchart For Not Annoying Everyone. June 30, 2015 http://blog.hubspot.com/sales/reply-reply-all-bcc-flowchart